Власник може добре знати свій бізнес, але зі зростанням кількості операцій дедалі складніше тримати під контролем усі доходи, витрати та залишки коштів. Бізнес-аналітика допомагає побачити, які напрями приносять прибуток, де виникають перевитрати та як змінюється фінансовий стан компанії. Щоб використовувати ці дані в щоденному управлінні, важливо налагодити облік – зокрема, за допомогою систем, які впроваджує IT-Artel.
Що таке бізнес-аналітика
Бізнес-аналітика – це перетворення облікових даних компанії на основу для управлінських рішень: власник пов’язує показники з конкретними операціями та визначає, де потрібне втручання. Бізнес-аналітика охоплює три основні складові:
- Збирання даних об’єднує інформацію з фінансів, виробництва, закупівель, складу та продажів в одному місці, щоб підрозділи працювали зі спільними відомостями про операції, ресурси й результати.
- Обробка й аналіз зіставляють планові та фактичні показники, витрати й доходи за напрямами, допомагаючи простежити відхилення та відокремити причину зміни фінансового результату від її наслідків.
- Управлінська звітність представляє результати цих розрахунків у розрізах, потрібних керівнику, щоб він оцінював стан підприємства, перевіряв виконання бюджету та визначав питання для обговорення з відповідальними.
Для власника бізнесу ERP-система дає для цього основу: вона консолідує інформацію з різних підрозділів, а можливості фінансового контролінгу дозволяють зіставляти план і факт, виявляти відхилення та оцінювати прибутковість напрямів.
П’ять прикладів, як бізнес-аналітика допомагає власнику
У щоденному управлінні бізнес-аналітика пов’язує фінансові показники з рішеннями щодо платежів, ціноутворення, витрат і використання ресурсів. Пояснити, що таке бізнес-аналітика, можна на прикладі ERP-системи з інтегрованими модулями фінансів, виробництва та контролінгу. У такій системі керівник може зіставляти підсумкові показники з даними про окремі продукти, клієнтів і операції. Таблиця показує, яку інформацію використовують для аналізу та які рішення можна ухвалювати на її основі:
| Напрям аналітики | Дані для аналізу | Управлінське рішення |
| Стан бізнесу в реальному часі | Актуальні грошові надходження й виплати, дебіторська та кредиторська заборгованість, заплановані платежі. | Визначає черговість платежів і потребу в додатковому фінансуванні. |
| Обґрунтовані ціни | Планова собівартість, яку система розраховує за специфікаціями, технологічними картами та ресурсними обмеженнями. | Порівнює продукти й сценарії калькулювання та оцінює, чи покриває запланована ціна витрати. |
| Оперативний контроль витрат | Відхилення фактичних витрат від планових, які можна відстежувати під час виробництва, до закриття звітного періоду. | З’ясовує причини перевищення бюджету та реагує на відхилення ще до закриття періоду. |
| Пошук причин неефективності | Облік витрат за видами діяльності – Activity Based Costing (ABC), який допомагає аналізувати витрати на процеси й операції. | Знаходить головні причини неефективності та точки росту прибутку, на яких варто зосередити зміни. |
| Рентабельність напрямів | Фактичні показники прибутковості продуктів, клієнтів, сегментів і каналів збуту. | Визначає напрями розвитку та переглядає ціни, обсяги виробництва або структуру витрат. |
Як запровадити бізнес-аналітику в компанії
Бізнес-аналіз можна впроваджувати за допомогою різних інструментів, але ERP-система дає для нього готову основу: фінансові, виробничі, закупівельні та складські дані вже зібрані в одній базі. Нижче описано етапи впровадження на цій основі. Кожен з них має мету, якої дотримуються перед переходом до наступного кроку:
- Аналіз бізнесу й управлінських потреб. Вивчаються структура підприємства, бізнес-процеси та фінансова модель, щоб визначити першочергові завдання для автоматизації. Для фінансової аналітики команда також аналізує структуру витрат, правила розрахунку собівартості й відхилення фінансових показників.
- Проєктування системи. На основі аналізу бізнес-процесів визначаються потрібні модулі, ролі користувачів, джерела даних та інтеграції з наявними програмами. Фінансовий контролінг поєднує виробництво, фінанси, продажі й запаси, щоб управлінська аналітика спиралася на дані пов’язаних процесів.
- Налаштування звітності та правил роботи. Далі налаштовуються звіти, довідники, бізнес-правила та права доступу відповідно до завдань підприємства. Це адаптує систему до його процесів і вимог користувачів.
- Тестування перед запуском. Перевіряється робота налаштованих процесів, фіксуються зауваження та усуваються перед переходом до щоденної експлуатації. Система впроваджується поетапно, щоб не перевантажувати фінансові, виробничі й управлінські команди.
- Навчання користувачів. Перед запуском працівники й адміністратори проходять навчання, готують інструкції, регламенти й навчальні матеріали. Перехід супроводжується роботою в системі.
- Супровід і розвиток аналітики. Після запуску система підтримується та адаптується до змін у бізнесі. Подальший розвиток охоплює фінансовий контролінг і пов’язані управлінські завдання.
Коли бізнес зростає, кількість управлінських рішень збільшується разом з обсягом даних. У такій ситуації інтуїції вже недостатньо для оцінки фінансового стану компанії, прибутковості напрямів або контролю витрат. Аналітика бізнесу об’єднує дані з різних підрозділів, перетворює їх на зрозумілі показники та формує основу для щоденних управлінських рішень.
