Про апостиль в Україні гуляє стійкий міф: ніби його ставлять «три міністерства». Звідси й типова помилка — людина приходить із медичною довідкою до Міністерства охорони здоров’я, витрачає день і дізнається, що МОЗ апостиль не проставляє взагалі. Насправді органів чотири, і вибору у вас немає: відомство визначається типом документа, а не вашим бажанням.
МОН: усе, що про освіту
Міністерство освіти і науки ставить апостиль на дипломи, атестати, додатки до дипломів, академічні довідки. Строк: 5 робочих днів, але якщо документ потребує перевірки, він розтягується до 20.
Тут є деталь, яка регулярно збиває кошторис: диплом і додаток до нього — це два окремі документи. Апостиль ставиться на кожен, і рахується кожен окремо. Якщо іноземний університет просить і диплом, і додаток із оцінками (а просить майже завжди), множте на два і час, і плату.
Мін’юст: ДРАЦС, нотаріат, суди, архіви
Найширша категорія. Міністерство юстиції відповідає за документи ДРАЦС: свідоцтва про народження, шлюб, розірвання шлюбу, смерть, витяги з Державного реєстру актів цивільного стану, а також за нотаріальні копії й переклади, судові рішення, архівні довідки, довіреності та корпоративні документи.
Саме тут із 2026 року відбулися головні зміни. Новий Порядок, чинний з 1 лютого, дав цій категорії найкоротший строк із чотирьох: три робочих дні, причому відлік починається наступного дня після реєстрації заяви в Електронному реєстрі апостилів. Сам реєстр із 1 березня видає й електронний варіант апостиля з QR-кодом, а з 2 березня заяви приймають відділи ДРАЦС і державні нотаріальні контори, раніше це був фактично лише Київ. Плата: 670 гривень для фізичних осіб, 1160 для юридичних (ставки з 1 січня 2026 року).
МВС: довідка про несудимість, і тільки з 2023 року
Це зміна, яку досі не знає більшість сайтів із поради «куди нести документи». Апостиль на довідку (витяг) про несудимість ставить Міністерство внутрішніх справ, а не МЗС, як було раніше. Сам витяг готують до 10 робочих днів, апостиль — після того, як він на руках.
І ще одне, що коштує людям поїздки: електронний витяг про несудимість апостилю не підлягає. Потрібен паперовий, із печаткою й підписом. Якщо ви завантажили витяг у додатку і думаєте нести роздруківку: її не приймуть.
МЗС: медичні та всі інші
Міністерство закордонних справ закриває залишок: медичні документи й усе, що не належить до перших трьох категорій. Строк тут найдовший. Можливий запит від 20 робочих днів, тож медичні документи варто починати оформлювати першими, а не останніми. Якщо треба перевірити, під яке з чотирьох відомств потрапляє конкретний папір, зведена таблиця, коли апостиль на документи ставить Мін’юст, а коли МЗС, і скільки це триває, є в бюро перекладів «Еталон».
Коли апостиль не потрібен зовсім
Перед тим як обирати відомство, варто перевірити, чи потрібен апостиль узагалі. Він діє лише між країнами, учасницями Гаазької конвенції 1961 року. Окремо стоїть група держав, із якими Україна має договір про правову допомогу: Польща, Чехія, Угорщина, країни Балтії та ще близько десятка інших — туди документи часто приймають без апостиля, достатньо нотаріального перекладу. Третій випадок найгірший за строками: якщо країна до конвенції не входить, апостиль там не має сили, і документ проходить консульську легалізацію.
Третя помилка після «МОЗ» і «електронного витягу»: ставити переклад поперед апостиля. Якщо апостиль проставляють на оригінал, а переклад зробили раніше, перекладати доведеться вдруге, бо текст апостиля теж перекладається. Правильний порядок залежить від вимог установи, куди подається документ: деякі приймають апостиль на переклад, інші — лише на оригінал. Тому послідовність завжди одна: спершу письмова вимога установи, потім оформлення.
Актуальні ставки й строки варто звіряти з офіційним сайтом Міністерства юстиції перед зверненням: вони прив’язані до прожиткового мінімуму й змінюються разом із ним.
